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Zwar gab es Videokonferenzen auch schon vor Jahrzehnten, doch mit der zunehmenden Digitalisierung und der Zunahme der Internet-Geschwindigkeit sind sie immer normaler geworden. Und aufgrund der Corona-Pandemie sind Videokonferenzen oft das einzige Mittel, um die Arbeit in vielen Unternehmen fortführen zu können bzw. das gemeinsame Lernen über eine Videokonferenz im Studium in der Universität. Gleiches gilt aber auch für öffentliche Behörden, Schulen, Universitäten und sogar die Regierung. Es gibt viele verschiedene Software-Anbieter für eine Videokonferenz, doch worauf ist dabei genau zu achten und wie einfach kann eine solche Konferenz durchgeführt werden? Antworten dazu gibt es in diesem Artikel.
Bei einer Videokonferenz gibt es eine Kommunikation zwischen zwei oder mehreren Personen, wobei eben nicht alleine nur Ton – wie beim Telefon – übertragen wird, sondern auch noch ein Bild. Beide Seiten müssen also mit Lautsprechern, Mikrofonen und Kameras ausgestattet sein, damit eine Videokonferenz tatsächlich in beide Richtung verlaufen kann. Wenn nur zwei Menschen miteinander reden, wird oft auch von Bildtelefonie gesprochen, während die Konferenz eben mehrere Teilnehmer umschreibt.
Mit dem Internet wurde es möglich, dass heute eigentlich jeder solche Konferenzen abhalten kann. Genutzt werden sie also in der Politik und in Unternehmen, ebenso aber auch in Schulen und an Universitäten. Selbst im Kreis der Familie oder unter Freunden wird so oft miteinander telefoniert. Umso wichtiger wird diese Technik, wenn ein echtes Treffen nicht so einfach ist. Das kann aufgrund einer großen Entfernung sein, ebenso aber auch wegen Umständen wie der Corona-Krise, sodass persönlicher Kontakt minimiert werden muss.
Generell wird heute das Internet für Videokonferenzen genutzt. Dabei werden zwei verschiedene Signale von einem Computer zum anderen geschickt. Mikrofon und Kamera zusammen ermöglichen es, dass die Stimme aufgenommen wird. Die Teilnehmer werden dann gegenseitig auf den Monitoren angezeigt. Nun gibt es verschiedene Einstellungsmöglichkeiten.
Beispielsweise können einzelne Teilnehmer lautlos gestellt werden, sodass nicht alle gleichzeitig durcheinander reden. Ebenso kann auch das eigene Kamerabild angezeigt oder auch ausgeblendet werden. Wer über keine Kamera verfügt, kann in der Regel dennoch an solchen Konferenzen teilnehmen, nur dass eben sein Bild nicht angezeigt wird.
Was braucht es, um überhaupt eine Videokonferenz durchführen zu können? Im Grunde braucht es bei allen Teilnehmern dieselbe Technik. Dazu gehören in erster Linie ein Computer, Tablet oder auch Smartphone, ansonsten noch eine Kamera, ein Mikrofon und eventuell auch Kopfhörer. In Tablets, Laptops und Smartphones sind Kameras und Mikrofone meist schon verbaut. Grundsätzlich ist auch zu empfehlen, Kopfhörer zu benutzen, da sonst das eigene Mikrofon aufnimmt, was durch die Lautsprecher kommt und somit die anderen Teilnehmer sich doppelt hören würden.
Ferner braucht es für eine Videokonferenz natürlich auch eine Internetverbindung und hier gilt, dass je besser die Verbindung, desto sauberer kann auch die Konferenz ablaufen. Ansonsten wird es Qualitätseinbußen im Bild oder dem Audio geben und sogar so stark, dass der Teilnehmer vielleicht nicht mehr richtig verstanden werden kann. Wenn eine Videokonferenz im professionellen Rahmen ablaufen soll, kann auch über einen Fernseher oder einen Beamer das Bild der anderen Teilnehmer angezeigt werden. Das ist vor allem dann praktisch, wenn sich mehrere Personen in einem Raum befinden, dennoch aber mit anderen eine Konferenz machen wollen. Über diese Hardware-Fragen hinaus braucht es dann auch noch Software. Da gibt es verschiedene Konferenz-Software am Markt, teilweise auch kostenlos.
Warum sollten Menschen überhaupt Videokonferenzen machen? Es sprechen einige Vorteile dafür. Zum einen ist einfach ein riesiger Vorteil, dass Videokonferenzen sehr schnell auf die Beine gestellt werden und somit Menschen miteinander kommunizieren können, die vielleicht sogar an ganz verschiedenen Orten sind. Das ist gerade bei international agierenden Unternehmen enorm wichtig. Nicht nur werden Reisekosten vermieden, auch erspart man sich eine Menge Zeit. Nebenher ist auch die Umweltbilanz von Videokonferenzen besser, als wenn alle Leute an einem Ort zusammenkommen müssen. Auch kann die Produktivität gesteigert werden, da fast alle Mitarbeiter und Teilnehmer womöglich ohnehin an ihrem Arbeitsplatz sind und nicht extra in einen Konferenzraum gehen müssen.
Natürlich sind Videokonferenzen auch nicht frei von Nachteilen. Der erste besteht darin, dass die Teilnehmer eben nicht mehr direkt beisammen sind. Dadurch geht viel von der natürlichen Kommunikation verloren, die ja auch über Gesten und Eindrücke entsteht. Genauso können Dokumente gemeinsam besser eingesehen werden, auch wenn Videokonferenzen da ebenfalls Möglichkeiten bieten. Sicherlich der größte Nachteil ist aber die Technik, die natürlich auch mal streiken kann. Ein schlechter Ton oder eine schlechte Videoqualität kann schon eine ganze Konferenz ad absurdum führen. Das kann selbst dann passieren, wenn die Technik im Vorfeld getestet worden ist.
Es gibt sehr viele verschiedene Programme und Software Lösungen für Videokonferenzen, die von sehr bekannten und auch weniger bekannten Firmen stammen. Es gibt auf jeden Fall Lösungen, die auch einfach sind. Die Frage ist dabei oft auch nicht die grundlegende Qualität der Software, sondern auch die verschiedenen Möglichkeiten und welche Anforderungen an die Programme gestellt werden.
Mit dem Aufkommen der Corona-Pandemie stieg sofort auch die Anzahl der permanenten Videokonferenzen. Ein Anbieter konnte das ganz besonders für sich nutzen. Das war Zoom, das nach wie vor auch gerne genutzt wird. Zoom bringt einige Vorteile mit sich. Dazu gehört vor allem der einfache Aufbau der Meetings. Die große Besonderheit besteht darin, dass nicht einmal alle Teilnehmer ein Zoom Account haben müssen, um mitmachen zu können. Es genügt, eine Einladung vom Konferenz-Ersteller zu erhalten. Zoom verfügt über viele praktische Funktionen. Gerade zu Anfang wurde aber auch der Datenschutz der Software kritisiert, jedoch hat Zoom an der Stelle bereits nachjustiert.
Download / Webseite: zoom.us
Natürlich hat auch Big Player Google eine Lösung für Videokonferenzen im Angebot. Die nennt sich Google Hangouts Meet (bzw. Google Meet) und ist vor allem für Geschäftskunden interessant. Teilnehmer können recht simpel an den Konferenzen teilnehmen. Eine große Stärke ist auch das Zusammenspiel mit den sonstigen Google Produkten, beispielsweise dem Mailprogramm oder dem Kalender. Wer also ohnehin gerne mit der Google G Suite arbeitet, macht auch mit Meet nicht viel falsch.
Download / Webseite: meet.google.com
Auch Microsoft hat selbstverständlich eine Software im Angebot, mit der Videokonferenzen durchgeführt werden können. Die nennt sich Microsoft Teams und ist Teil der Office 365 Suite. Es gibt aber auch die Möglichkeit, sich mit einem Microsoft Konto kostenlos bei Teams anzumelden. Auch in dieser freien Version können bis zu 300 Teilnehmer mit an Bord sein. Zudem gibt es auch die Möglichkeit, gemeinsam Dokumente nutzen zu können. Für größere Unternehmen lohnt sich aber auf jeden Fall die Business-Version von Office 365, um wirklich alle Vorteile nutzen zu können.
Download / Webseite: microsoft.com
Bei Cisco WebEx handelt es sich um ein recht klassisches Unternehmen, das schon länger auch Möglichkeiten für Videokonferenzen in Büroräumen anbietet. Insgesamt richtet sich WebEx eher an mittlere bis größere Unternehmen. Für kleinere Unternehmen gibt es allerdings auch eine Basisversion, die sogar kostenlos ist. Wer Kunde von Cisco ist, darf sich auf einen besonders guten Support freuen, der sofort bei Problemen zur Stelle ist.
Download / Webseite: webex.com
Weltbekannt ist auf jeden Fall auch der Messenger Skype, der 2003 eingeführt wurde und über den viele Menschen chatten, telefonieren und eben auch Videokonferenzen führen. Seit 2011 gehört Skype zu Microsoft und kann auch direkt über Windows genutzt werden. In einer Liste können Kontakte hinzugefügt werden, mit denen kommuniziert werden kann. Auch sogenannte Gruppen-Videochats sind möglich, bei denen mehrere Teilnehmer gleichzeitig miteinander verbunden sind. Für Smartphones und Tablets gibt es Skype als App.
Download / Webseite: skype.com
Jitsi Meet ist eine Konferenz-Lösung, die Open Source ist und sich somit auch als gute Alternative zu Zoom eignet. Genutzt wird der WebRTC-Standard. Am PC kann einfach der Browser genutzt werden, für Tablets und Smartphones hingegen gibt es die passenden Apps. Für eine kostenlose Möglichkeit bietet Jitsi viele praktische Eigenschaften. Dazu gehören auch ein Chat, Verschlüsselung oder auch die Bildschirmfreigabe.
Download / Webseite: jitsi.org
Bei Slack handelt es sich um eine Software, die insgesamt dafür geschaffen wurde, dass Menschen miteinander arbeiten können – also beispielsweise gemeinsam an Dokumenten. Da darf natürlich auch eine Möglichkeit für Videokonferenzen nicht fehlen, aber so ganz einfach ist es mit Slack nicht. Einzelgespräche sind jederzeit möglich, für echte Konferenzen braucht es aber das Bezahl-Abo, wodurch die Teilnehmerzahl aber auch nur auf 15 erhöht wird.
Webseite: slack.com
Eine weitere Alternative auf dem Markt der Videokonferenz-Software kommt aus dem Hause Vivicom und nennt sich BlueVision. Dabei richtet sich die Software vor allem an Unternehmen und weniger an Familien, die sich einfach nur ein paar nette Grüße schicken wollen. BlueVision kann für Unternehmen deshalb die richtige Wahl sein, da es sehr spezifisch zugeschnitten werden kann. Der Datenschutz ist hoch, generell wird die Sicherheit bei Vivicom BlueVision sehr ernst genommen.
Download / Webseite: vivicom.de
Von der Idee her sind Videokonferenzen relativ leicht zu bewerkstelligen und darüber hinaus sollen sie natürlich auch allen Beteiligten das Leben erleichtern. Aber es gibt doch auch ein paar Dinge, auf die auf jeden Fall geachtet werden sollten, damit auch wirklich alles klappt. Das sind eigentlich nur kleine Tipps, die aber eine große Wirkung haben können.
Zunächst einmal muss die Technik eingerichtet werden. Das geht tendenziell schnell, zumal auch externe Mikrofone, Kameras und Kopfhörer einfach nur angesteckt werden müssen. Ist die Software installiert oder im Browser verfügbar, dürfte eigentlich nichts mehr schiefgehen. Allerdings sollte es auch getestet werden, was auch jeder Konferenzteilnehmer für sich selbst machen kann. Es ist ungeheuer nervig, wenn das Mikrofon nicht funktioniert, was mit einem kurzen Test vorher behoben hätte werden können. Es ist auch eine Frage der Professionalität, sich darum zu kümmern.
Eine Videokonferenz hat natürlich eine andere Atmosphäre als der Büroalltag und doch bleibt es eine Konferenz, die meist auch geschäftlich ist. Daher sollten alle Teilnehmer früh genug eingeladen werden, damit auch jeder Bescheid weiß und sich darauf einstellen kann. Auch wenn bequem von Zuhause an einer Videokonferenz teilgenommen werden kann, heißt es nicht, dass jeder auch sofort einsatzbereit ist. Für die Teilnehmer gilt aber natürlich auf der anderen Seite, dass man zu einem Termin pünktlich erscheint. Das ist bei Videokonferenzen nicht anders als beim Meeting im Büro.
Egal ob nun Ausrichter der Konferenz oder einfach nur Teilnehmer: Es ist wichtig, gut vorbereitet in die Konferenz zu gehen. Das bedeutet, dass Unterlagen und Schreibzeug bereitliegen und nicht erst während der Konferenz herausgesucht werden müssen. Auch sollte sich jeder, der aus den eigenen vier Wänden teilnimmt, gut organisieren. Beispielsweise indem der Familie Bescheid gegeben wird, sodass es keine unnötigen Störungen gibt. Und auch in Videokonferenzen ist ein gepflegtes Auftreten wichtig.
Zwar sind Videokonferenzen heute ganz normal geworden, aber bei den vielen Möglichkeiten und Programmen kann man auch schon mal schnell die Übersicht verlieren. Hier sind die wichtigsten Fragen und Antworten zu Videokonferenzen auf einen Blick.
Es stehen verschiedene Programme zur Auswahl, die für eine Videokonferenz genutzt werden können. Dazu gehören Zoom Meetings, Google Meets, Microsoft Teams, Cisco WebEx, Jitsi Meet und Slack.
Eine Videokonferenz ist grundsätzlich kostenlos. Manche Videokonferenz-Programme kosten Geld, oft aber auch nur in den Business-Versionen. Mit Zoom oder Jitsi können aber auf jeden Fall kostenlose Videokonferenzen durchgeführt werden.
Die Videokonferenz-Software Zoom ist in großen Teilen kostenlos nutzbar. In der kostenfreien Version gibt es aber Einschränkungen. Dazu zählt die Begrenzung auf 100 Teilnehmer und die Zeit einer Konferenz auf 40 Minuten. Es gibt zahlbare Versionen von Zoom, die diese Beschränkungen nicht haben.
Um eine Videokonferenz erstellen zu können, braucht es eine entsprechende Software. Beispielsweise Zoom oder auch Jitsi. Dort muss sich der Ersteller der Videokonferenz anmelden und kann anschließend Einladungen an potenzielle Teilnehmer verschicken. Diese müssen dann nur noch auf den Link klicken und nehmen automatisch an der Konferenz teil.
Um an einer Videokonferenz teilnehmen zu können, braucht es eine Kamera und ein Mikrofon. Auch empfiehlt sich der Gebrauch von Kopfhörern. Wenn diese Voraussetzungen gegeben sind, braucht es in der Regel nur eine Einladung des Konferenz-Erstellers. Die kommt in Form eines Links, der angeklickt wird. In anderen Fällen muss die entsprechende Videokonferenz-Software installiert sein, oft reicht aber einfach der Browser aus.
Ohne Frage sind Videokonferenzen heute ganz normal geworden und mit dem Aufkommen der Corona-Krise hat sich das sogar noch verstärkt. Allerdings hat eine Videokonferenz so oder so ihre Vorteile, die aus Sicht eines Unternehmens sogar wirtschaftlich sein können. Videokonferenzen können, sofern sie vernünftig geführt werden, Zeit sparen und eine höhere Produktivität nach sich ziehen.
Wichtig ist, dass die Konferenzen gut vorbereitet werden. Es gibt verschiedene Software Anbieter am Markt, die entsprechende Lösungen haben. Manche davon sind sogar kostenlos und dennoch erstaunlich umfangreich. Für jedes Unternehmen dürfte es also eine passende Lösung geben, ebenso aber auch für Familien, die einfach nur per Bild und Ton in Kontakt bleiben wollen.
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