Videokonferenz: Meetings und Zusammenarbeit leicht gemacht

Zwar gab es Videokonferenzen schon vor Jahrzehnten, doch mit der zunehmenden Digitalisierung und höheren Internetgeschwindigkeiten sind sie alltäglich geworden. Unternehmen nutzen sie, um Teams effizient zu vernetzen. Auch für das gemeinsame Lernen über eine Videokonferenz im Studium in der Universität spielen sie eine wichtige Rolle.

Auch öffentliche Behörden, Schulen, Universitäten und sogar die Regierung setzen auf Videokonferenzen. Es gibt viele verschiedene Software-Anbieter für eine Videokonferenz. Doch worauf kommt es bei der Auswahl an, und wie einfach lässt sich eine Konferenz durchführen? Die Antworten dazu gibt es in diesem Artikel.

Was ist eine Videokonferenz?

Bei einer Videokonferenz kommunizieren zwei oder mehr Personen miteinander. Anders als beim Telefonat wird nicht nur der Ton, sondern auch das Bild übertragen. Damit die Konferenz in beide Richtungen funktioniert, benötigen alle Teilnehmer Lautsprecher, Mikrofone und Kameras. Sprechen nur zwei Personen miteinander, spricht man oft von Bildtelefonie. Eine Konferenz umfasst hingegen mehrere Teilnehmer.

Dank des Internets kann heute fast jeder Videokonferenzen durchführen. Sie kommen in der Politik, in Unternehmen und in Schulen und an Universitäten zum Einsatz. Auch Familien und Freunde nutzen sie, um miteinander in Kontakt zu bleiben. Besonders hilfreich ist diese Technik, wenn ein persönliches Treffen aufgrund großer Entfernungen oder anderer Umstände nicht möglich ist.

Wie funktioniert eine Videokonferenz?

Heute laufen Videokonferenzen meist über das Internet. Dabei sendet jeder Computer zwei Signale: eines für den Ton und eines für das Bild. Mikrofon und Kamera erfassen Stimme und Video, sodass die Teilnehmer einander auf den Monitoren sehen und hören können. Zusätzlich gibt es verschiedene Einstellungsmöglichkeiten.

Einzelne Teilnehmer lassen sich beispielsweise stummschalten, damit nicht alle gleichzeitig sprechen. Zudem kann das eigene Kamerabild ein- oder ausgeblendet werden. Wer keine Kamera besitzt, kann dennoch an der Konferenz teilnehmen – nur ohne Videoübertragung.

Technische Voraussetzungen für Videokonferenzen

Welche Technik wird für eine Videokonferenz benötigt? Grundsätzlich müssen alle Teilnehmer über die gleiche Grundausstattung verfügen. Dazu gehören ein Computer, Tablet oder Smartphone sowie eine Kamera, ein Mikrofon und idealerweise Kopfhörer. In vielen Tablets, Laptops und Smartphones sind Kamera und Mikrofon bereits integriert. Kopfhörer sind empfehlenswert, da sie verhindern, dass das Mikrofon den Ton der Lautsprecher aufnimmt und so ein Echo entsteht.

Ebenso wichtig ist eine stabile Internetverbindung. Je besser die Verbindung, desto reibungsloser läuft die Konferenz. Bei einer schwachen Verbindung kann die Audio- und Videoqualität leiden, sodass Teilnehmer schwer verständlich sind. In professionellen Meetings lassen sich Videokonferenzen auch auf einem Fernseher oder Beamer anzeigen. Das ist besonders praktisch, wenn mehrere Personen in einem Raum gemeinsam mit externen Teilnehmern kommunizieren.

Neben der Hardware wird auch eine passende Software benötigt. Der Markt bietet verschiedene Konferenzlösungen, darunter auch einige kostenlose Optionen.

Vorteile einer Videokonferenz

Warum sind Videokonferenzen sinnvoll? Sie bieten mehrere Vorteile. Ein entscheidender Punkt ist die schnelle Organisation. Menschen können unabhängig von ihrem Standort sofort miteinander kommunizieren. Besonders für international tätige Unternehmen ist das ein großer Vorteil.

Videokonferenzen sparen nicht nur Zeit, sondern auch Reisekosten. Zudem sind sie umweltfreundlicher, da sie lange Geschäftsreisen überflüssig machen. Auch die Produktivität steigt, da Teilnehmer direkt an ihrem Arbeitsplatz bleiben können, anstatt einen Konferenzraum aufzusuchen.

Nachteile von Videokonferenzen

Trotz vieler Vorteile haben Videokonferenzen auch Nachteile. Ein wesentlicher Punkt ist der fehlende persönliche Kontakt. Mimik, Gestik und nonverbale Signale gehen oft verloren, was die natürliche Kommunikation erschwert. Zwar bieten Videokonferenzen Funktionen zum Teilen von Dokumenten, doch der direkte Austausch bleibt in Präsenzmeetings oft effektiver.

Der größte Nachteil bleibt jedoch die Technik. Verbindungsprobleme, schlechter Ton oder eine ruckelige Videoübertragung können eine Konferenz stark beeinträchtigen – selbst wenn die Technik vorher getestet wurde.

Die besten Videokonferenz-Anbieter & Software

Der Markt bietet eine Vielzahl an Programmen und Software-Lösungen für Videokonferenzen. Neben bekannten Anbietern gibt es auch viele kleinere Lösungen. Wichtig ist weniger die Popularität der Software, sondern vielmehr die Funktionen, die sie bietet, und ob sie den individuellen Anforderungen entspricht.

Zoom Meetings

Mit dem Aufkommen der Corona-Pandemie stieg sofort auch die Anzahl der permanenten Videokonferenzen. Ein Anbieter konnte das ganz besonders für sich nutzen. Das war Zoom, das nach wie vor auch gerne genutzt wird. Zoom bringt einige Vorteile mit sich. Dazu gehört vor allem der einfache Aufbau der Meetings. Die große Besonderheit besteht darin, dass nicht einmal alle Teilnehmer ein Zoom Account haben müssen, um mitmachen zu können. Es genügt, eine Einladung vom Konferenz-Ersteller zu erhalten. Zoom verfügt über viele praktische Funktionen. Gerade zu Anfang wurde aber auch der Datenschutz der Software kritisiert, jedoch hat Zoom an der Stelle bereits nachjustiert.

Download / Webseite: zoom.us

Meet von Google

Natürlich hat auch Big Player Google eine Lösung für Videokonferenzen im Angebot. Die nennt sich Google Hangouts Meet (bzw. Google Meet) und ist vor allem für Geschäftskunden interessant. Teilnehmer können recht simpel an den Konferenzen teilnehmen. Eine große Stärke ist auch das Zusammenspiel mit den sonstigen Google Produkten, beispielsweise dem Mailprogramm oder dem Kalender. Wer also ohnehin gerne mit der Google G Suite arbeitet, macht auch mit Meet nicht viel falsch.

Download / Webseite: meet.google.com

Microsoft Teams

Auch Microsoft hat selbstverständlich eine Software im Angebot, mit der Videokonferenzen durchgeführt werden können. Die nennt sich Microsoft Teams und ist Teil der Office 365 Suite. Es gibt aber auch die Möglichkeit, sich mit einem Microsoft Konto kostenlos bei Teams anzumelden. Auch in dieser freien Version können bis zu 300 Teilnehmer mit an Bord sein. Zudem gibt es auch die Möglichkeit, gemeinsam Dokumente nutzen zu können. Für größere Unternehmen lohnt sich aber auf jeden Fall die Business-Version von Office 365, um wirklich alle Vorteile nutzen zu können.

Download / Webseite: microsoft.com

Cisco WebEx

Bei Cisco WebEx handelt es sich um ein recht klassisches Unternehmen, das schon länger auch Möglichkeiten für Videokonferenzen in Büroräumen anbietet. Insgesamt richtet sich WebEx eher an mittlere bis größere Unternehmen. Für kleinere Unternehmen gibt es allerdings auch eine Basisversion, die sogar kostenlos ist. Wer Kunde von Cisco ist, darf sich auf einen besonders guten Support freuen, der sofort bei Problemen zur Stelle ist.

Download / Webseite: webex.com

Skype

Weltbekannt ist auf jeden Fall auch der Messenger Skype, der 2003 eingeführt wurde und über den viele Menschen chatten, telefonieren und eben auch Videokonferenzen führen. Seit 2011 gehört Skype zu Microsoft und kann auch direkt über Windows genutzt werden. In einer Liste können Kontakte hinzugefügt werden, mit denen kommuniziert werden kann. Auch sogenannte Gruppen-Videochats sind möglich, bei denen mehrere Teilnehmer gleichzeitig miteinander verbunden sind. Für Smartphones und Tablets gibt es Skype als App.

Download / Webseite: skype.com

Jitsi Meet

Jitsi Meet ist eine Konferenz-Lösung, die Open Source ist und sich somit auch als gute Alternative zu Zoom eignet. Genutzt wird der WebRTC-Standard. Am PC kann einfach der Browser genutzt werden, für Tablets und Smartphones hingegen gibt es die passenden Apps. Für eine kostenlose Möglichkeit bietet Jitsi viele praktische Eigenschaften. Dazu gehören auch ein Chat, Verschlüsselung oder auch die Bildschirmfreigabe.

Download / Webseite: jitsi.org

Slack

Bei Slack handelt es sich um eine Software, die insgesamt dafür geschaffen wurde, dass Menschen miteinander arbeiten können – also beispielsweise gemeinsam an Dokumenten. Da darf natürlich auch eine Möglichkeit für Videokonferenzen nicht fehlen, aber so ganz einfach ist es mit Slack nicht. Einzelgespräche sind jederzeit möglich, für echte Konferenzen braucht es aber das Bezahl-Abo, wodurch die Teilnehmerzahl aber auch nur auf 15 erhöht wird.

Webseite: slack.com

BlueVision von Vivicom

Eine weitere Alternative auf dem Markt der Videokonferenz-Software kommt aus dem Hause Vivicom und nennt sich BlueVision. Dabei richtet sich die Software vor allem an Unternehmen und weniger an Familien, die sich einfach nur ein paar nette Grüße schicken wollen. BlueVision kann für Unternehmen deshalb die richtige Wahl sein, da es sehr spezifisch zugeschnitten werden kann. Der Datenschutz ist hoch, generell wird die Sicherheit bei Vivicom BlueVision sehr ernst genommen.

Download / Webseite: vivicom.de

Tipps für erfolgreiche Videokonferenzen

Videokonferenzen sind einfach umzusetzen und sollen den Teilnehmern die Kommunikation erleichtern. Damit alles reibungslos funktioniert, gibt es jedoch einige wichtige Punkte zu beachten. Schon kleine Anpassungen können eine große Wirkung haben.

Die Technik einrichten und testen

Zunächst muss die Technik korrekt eingerichtet werden. Externe Mikrofone, Kameras und Kopfhörer lassen sich meist schnell anschließen. Ist die Software installiert oder direkt im Browser nutzbar, sollte alles bereit sein. Dennoch ist ein kurzer Test im Vorfeld unerlässlich. Nichts stört eine Konferenz mehr als ein nicht funktionierendes Mikrofon – ein Problem, das sich mit wenigen Klicks vorher vermeiden lässt. Wer seine Technik überprüft, zeigt zudem Professionalität.

Teilnehmer rechtzeitig einladen und pünktlich sein

Auch wenn eine Videokonferenz anders wirkt als der Büroalltag, bleibt sie ein offizielles Meeting. Daher sollten alle Teilnehmer frühzeitig eingeladen werden, damit sie sich darauf einstellen können. Nur weil man bequem von zu Hause teilnimmt, heißt das nicht, dass man jederzeit einsatzbereit ist. Pünktlichkeit ist genauso wichtig wie bei einem Meeting im Büro.

Gut vorbereitet in die Konferenz gehen

Ob als Gastgeber oder Teilnehmer – eine gute Vorbereitung ist entscheidend. Wichtige Unterlagen und Notizmaterial sollten griffbereit liegen, um während der Konferenz nicht suchen zu müssen. Wer von zu Hause aus teilnimmt, sollte für eine störungsfreie Umgebung sorgen, etwa indem die Familie informiert wird. Zudem zählt auch in Videokonferenzen ein gepflegtes Erscheinungsbild.

Häufigste Fragen & Antworten zur Videokonferenz

Zwar sind Videokonferenzen heute ganz normal geworden, aber bei den vielen Möglichkeiten und Programmen kann man auch schon mal schnell die Übersicht verlieren. Hier sind die wichtigsten Fragen und Antworten zu Videokonferenzen auf einen Blick.

Welches Programm für Videokonferenz?

Es stehen verschiedene Programme zur Auswahl, die für eine Videokonferenz genutzt werden können. Dazu gehören Zoom Meetings, Google Meets, Microsoft Teams, Cisco WebEx, Jitsi Meet und Slack.

Was kostet eine Videokonferenz?

Eine Videokonferenz ist grundsätzlich kostenlos. Manche Videokonferenz-Programme kosten Geld, oft aber auch nur in den Business-Versionen. Mit Zoom oder Jitsi können aber auf jeden Fall kostenlose Videokonferenzen durchgeführt werden.

Ist Zoom kostenlos?

Die Videokonferenz-Software Zoom ist in großen Teilen kostenlos nutzbar. In der kostenfreien Version gibt es aber Einschränkungen. Dazu zählt die Begrenzung auf 100 Teilnehmer und die Zeit einer Konferenz auf 40 Minuten. Es gibt zahlbare Versionen von Zoom, die diese Beschränkungen nicht haben.

Wie erstelle ich eine Videokonferenz?

Um eine Videokonferenz erstellen zu können, braucht es eine entsprechende Software. Beispielsweise Zoom oder auch Jitsi. Dort muss sich der Ersteller der Videokonferenz anmelden und kann anschließend Einladungen an potenzielle Teilnehmer verschicken. Diese müssen dann nur noch auf den Link klicken und nehmen automatisch an der Konferenz teil.

Wie nehme ich an einer Videokonferenz teil?

Um an einer Videokonferenz teilnehmen zu können, braucht es eine Kamera und ein Mikrofon. Auch empfiehlt sich der Gebrauch von Kopfhörern. Wenn diese Voraussetzungen gegeben sind, braucht es in der Regel nur eine Einladung des Konferenz-Erstellers. Die kommt in Form eines Links, der angeklickt wird. In anderen Fällen muss die entsprechende Videokonferenz-Software installiert sein, oft reicht aber einfach der Browser aus.

Fazit zur Teamarbeit und Meetings über Videokonferenzen

Videokonferenzen sind heute fester Bestandteil des Alltags – sowohl in Unternehmen als auch im privaten Bereich. Sie bieten zahlreiche Vorteile, darunter Zeitersparnis und höhere Produktivität, wenn sie effizient genutzt werden. Für Unternehmen können sie zudem wirtschaftliche Vorteile bringen, indem Reisekosten reduziert und Abläufe optimiert werden.

Damit eine Videokonferenz erfolgreich verläuft, ist eine gute Vorbereitung entscheidend. Der Markt bietet eine Vielzahl an Softwarelösungen, von professionellen Systemen bis hin zu kostenlosen, aber dennoch leistungsstarken Angeboten. Ob für Unternehmen oder Familien – für jeden Bedarf gibt es die passende Lösung, um effizient und bequem per Video in Kontakt zu bleiben.