Beste Tipps zur E-Mail-Verwaltung zur Steigerung der Produktivität

Beste Tipps zur E-Mail-Verwaltung zur Steigerung der Produktivität

Eine gute E-Mail-Verwaltung steigert nicht nur die Produktivät, sondern erhöht auch die eigene Sicherheit beim digitalen Schriftverkehr. Der Weg, den eine elektronische Mail nimmt, um ihr beabsichtigtes Ziel zu erreichen, ist lang, und Betrüger können jede Phase dieses Pfades anvisieren, um auf vertrauliche Informationen in einer E-Mail zuzugreifen. Mitarbeiter, die ihre mobilen Geräte zur Arbeit bringen und für geschäftliche Zwecke nutzen, gefährden die Datensicherheit des Unternehmens.

Sie sollten mit einer massiven Datenschutzverletzung rechnen, unabhängig davon, ob das Gerät verloren geht oder gestohlen wird. Der Ruf des Unternehmens wurde beschädigt, und seine Geschäftspartner haben gelitten. Sie müssen einen sicheren E-Mail-Dienst integrieren, um die katastrophalen Folgen einer Gefährdung der E-Mail-Sicherheit zu vermeiden.

Die besten Tipps zur E-Mail-Verwaltung

Im Folgenden sind einige der effektivsten Möglichkeiten aufgeführt, um Ihre Produktivität zu steigern und Ihren E-Mail-Posteingang vor Betrug und Phishing-Angriffen zu schützen.

Abonnieren Sie keine unnötigen Newsletter

Newsletter können wichtige Informationen geben und Sie über die Marken, die Ihnen wichtig sind, auf dem Laufenden halten, von Produktangeboten bis hin zu maßgeschneiderten Neuigkeiten. Wenn Sie jedoch das Volumen der täglichen E-Mails überwältigt, ist es möglicherweise an der Zeit, sich von einigen Newslettern abzumelden oder die eigene E-Mail-Verwaltung zu optimieren.

Werfen Sie einen Blick in Ihren Posteingang, um zu sehen, welche Newsletter und E-Mail-Listen Sie nicht mehr erhalten möchten. Sie bereinigen Ihre E-Mails und reduzieren zukünftiges Durcheinander, indem Sie sich von ihnen abmelden. Dies kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen und auf lange Sicht produktiver zu sein.

Informationen zuverlässig verschlüsseln

Informationen zuverlässig verschlüsseln Indem Sie sicherstellen, dass E-Mails unbelastet an den vorgesehenen Empfänger gesendet werden, können Sie das Abfangen, Öffnen, Lesen und mögliche Verfälschen von E-Mails vermeiden. Die Verwendung eines E-Mail-Sicherheitsdiensts, der vertrauliche Informationen verschlüsselt, ist ein unvermeidlicher Schutz vor der Verbreitung von Informationen, die über elektronische Mail erhalten wurden, durch Angreifer ohne die Erlaubnis des Absenders.

Verwendung von digitalen Signaturen

Verwendung von digitalen Signaturen Betrügern und Malware-Akteuren wird beigebracht, Schwachstellen wie das Abrufen vertrauenswürdiger Schlüssel zum Signieren gefälschter Dokumente auszunutzen, obwohl die Ver- und Entschlüsselungsmethoden digitaler Signaturen sicher erscheinen. Vertrauenswürdige E-Mail-Anbieter nutzen Electronic Data Security (EDS) zur Abwehr möglicher Fälschungen (elektronische digitale Signaturen).

Plug-ins bieten Sicherheit

Plug-ins bieten Sicherheit und gehören zur E-Mail-Verwaltung dazu Die Installation eines benutzerdefinierten Softwaremoduls ist die gebräuchlichste Methode zum Sichern eines E-Mail-Kontos. Diese kleine Add-on-Anwendung verschlüsselt und signiert Buchstaben automatisch, was normalerweise ausreicht. Darüber hinaus ist der Prozess sicherer und wird hauptsächlich von Unternehmen sowie von Gaming-Websites wie Online Casino verwendet, da der Mailserver oder ein Skript die Anmeldung in die E-Mail eines Benutzers übernimmt, wenn die Weboberfläche verwendet wird.

Software, die speziell für den Empfänger entwickelt wurde

Software, die speziell für den Empfänger entwickelt wurde Wenn eine Nachricht per E-Mail übertragen wird, stellen bestimmte Verfahren ein Szenario her, in dem „der Empfänger die E-Mail nur lesen kann“, um sie vor einem Angreifer zu schützen, der Vertrauen erlangt.
Mit den Informationen, die er per Post erhält, ist er machtlos, weitere Maßnahmen zu ergreifen. Clevere Software verwendet ihren Briefbetrachter, einen bestimmten Viewer oder einen bestimmten Browser.

Verwenden von Antivirensoftware

Verwenden von Antivirensoftware Diese Anwendung macht zusätzliche Komponenten überflüssig, die häufig zum Anzeigen des Texts von E-Mail-Nachrichten erforderlich sind. Die meisten Software- oder Hardwareplattformen werden nicht unterstützt, und E-Mail-Formate, die das Programm des Empfängers nicht lesen kann, verursachen auch Probleme für Absender. Antivirensoftware fügt eine weitere Schutzschicht hinzu, indem sie verdächtiges Verhalten aussiebt, das durch Absenderbeschränkungen verursacht wird, und nur die wirklich gefährlichen E-Mails markiert.

Spam-Filter-Software

Der Einsatz einer Spam-Filter-Software erleichtert die E-Mail-Verwaltung Der Postfachbesitzer kann den automatischen Modus annehmen, der alle Datenblöcke abfängt und es der Anti-Spam-Software ermöglicht, selbstständig auszuwählen, welche Ports und Protokolle zur Datenübertragung verwendet werden. Anfangs war diese Option deaktiviert, da das Ausführen solcher Vorgänge viele Ressourcen erforderte. Abhängig von Ihren Sicherheitsanforderungen können Sie jedoch immer zwischen automatischen und manuellen Modi der Anti-Spam-Software wählen.

Protokollabfangen von Informationen

Protokollabfangen von Informationen Beim Empfang von E-Mails über Standardports fangen die Protokolle POP3, SMTP, NNTP und IMAP Netzwerkinformationspakete ab und steuern den Nachrichtenfluss. Die Liste der ungültigen E-Mail-Komponenten der Protokolle enthält jedoch nicht standardmäßige Ports. Suchen Sie in den Einstellungen des Antivirennetzwerks, welche Ports gesteuert werden.

Stapelweise auf E-Mails antworten

Stapelweise auf E-Mails antworten Es dauert ein paar Augenblicke, um Ihre Orientierung jedes Mal wiederherzustellen, wenn Sie die Aufgaben wechseln. Die Stapelverarbeitung ist nützlich für sich wiederholende Vorgänge wie das Lesen und Beantworten von E-Mails. Der Prozess, E-Mails in einer einzigen Sitzung zusammenzufassen und zu beantworten, wird als E-Mail-Batching bezeichnet. Es ermöglicht Ihnen, E-Mails nur zwei- oder dreimal pro Tag zu lesen, zu verarbeiten und zu beantworten, wodurch Kontextänderungen reduziert und Sie Ablenkungen im Posteingang ausgesetzt werden. Sie können auch Vorlagenantworten für Nachrichten erstellen, die Sie regelmäßig senden, um in kürzerer Zeit mehr zu erreichen.

Erstellen Sie Ihre benutzerdefinierten Etiketten und Ordner

Erstellen Sie Ihre benutzerdefinierten Etiketten und Ordner Die meisten E-Mail-Anbieter verfügen über komplexe Sortierfunktionen wie benutzerdefinierte Ordner und Labels, mit denen Sie Ihre E-Mails in mehrere Kategorien einteilen können. Mit einigen E-Mail-Verwaltung und -Diensten können Sie sogar übergeordnete E-Mail-Ordner und Unterordner erstellen, um Ihre E-Mails zu organisieren. Sie können mehrere Beschriftungen auf eine E-Mail anwenden und sie markieren, um die Priorität anzugeben und sie zusätzlich in Ordnern zu speichern.

Um es auf den Punkt zu bringen, kann ein narrensicherer und 100 Prozent sicherer E-Mail-Dienst verwendet werden, um viele der hier genannten Schwierigkeiten zu lösen. E-Mail-Verwaltung und -Sicherheitslösungen können sowohl Desktop- als auch mobile Informations- und Kommunikationsgeräte schützen.