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Jede Person, die einer geregelten Arbeit nachgeht, kennt sie: die Lohnabrechnung. Diese erhält der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber am Ende einer Arbeitsperiode, was in den allermeisten Fällen am Monatsende ist. Dass ein Arbeitnehmer eine Lohnabrechnung von seinem Arbeitgeber erhält, ist gesetzlich vorgeschrieben.
Aus der Lohnabrechnung geht hervor, wie sich das Gehalt oder der Lohn des Arbeitnehmers für einen bestimmten Zeitraum zusammensetzt. Im Regelfall werden Lohnabrechnungen mit einer speziellen Software, die automatisiert die nötigen Bestandteile der Abrechnung enthält, bearbeitet.
Dabei wird die Lohnabrechnung entweder in Papierform zugestellt oder ist mobil abrufbar. Eine Online-Abrufung der Abrechnungen ist im Zuge der Digitalisierung und in Anbetracht der Nachhaltigkeit eine sinnvolle Möglichkeit, Papier zu sparen.
Grundlage für die Erstellung einer Lohnabrechnung kann ein Arbeitszeitnachweis sein. Dieser kann in Form eines Stundenzettels aussehen, aus dem hervorgeht wie lange ein Arbeitnehmer gearbeitet hat. Anhand von einem Arbeitszeitnachweis kann der Arbeitgeber schneller den Lohn abrechnen, da er eine Übersicht der Arbeitszeiten seines Arbeitnehmers hat.
Im Folgenden werden die wichtigsten Infos zu der Aufbewahrungsfrist von Lohnabrechnungen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber erläutert.
Generell gilt für die Aufbewahrung einer Lohnabrechnung für Arbeitgeber eine Frist von sechs Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des betroffenen Kalenderjahres. Bedeutet, dass eine Lohnabrechnung aus dem Jahr 2021 bis Ende des Jahres 2027 aufbewahrt werden muss.
Des Weiteren gibt es eine Aufbewahrungsfrist von Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung relevant sind. Diese beträgt 10 Jahre.
Eine Lohnabrechnung ist eine wichtige Unterlage, die man aufbewahren sollte. Die Aufbewahrung einer Lohnabrechnung ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer wichtig. Während sich Arbeitgeber an gesetzliche Vorgaben halten müssen, kann es für Arbeitnehmer Situationen geben, in denen Lohnabrechnungen gefordert werden.
Im Folgenden sind ein paar gute Gründe für Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgezählt, Lohnabrechnungen aufzubewahren. Wird eine Lohnabrechnung zu früh entsorgt, kann es im Zuge von Kontrollen zu Problemen kommen.
Für eine Bonitätsprüfung kann eine Lohnabrechnung benötigt werden. Bonitätsprüfungen können beispielsweise bei einem Kauf einer Wohnung oder einer Kreditanfrage veranlasst werden. Die Kreditinstitute prüfen anhand der Abrechnungen, ob der Antragsteller einen Kredit zurückzahlen kann oder ob er Probleme mit den geforderten Rückzahlungen bekommen wird. Dabei ist insbesondere der Nettolohn für die Kreditinstitute von Bedeutung. Arbeitnehmer sollten diesen Punkt im Auge behalten.
Sollte es zu Unterhaltsansprüchen von einem Arbeitnehmer kommen, sind Lohnabrechnungen ebenfalls von Bedeutung. In diesen Fällen dient die Abrechnung als Beweismaterial für das monatliche Nettoeinkommen. Von dem monatlichen Nettoeinkommen kann der Unterhaltsbetrag berechnet werden. Sollte es zu einer Gerichtsverhandlung von einem Arbeitnehmer zu diesem Thema kommen, ist es ratsam, die Abrechnungen der letzten Jahre mitzubringen.
Für Arbeitgeber ist folgender Grund wichtig, Lohnabrechnungen aufzubewahren. Sollte der Arbeitgeber in Verdacht geraten, Steuerhinterziehung begangen zu haben, muss er Lohnabrechnungen seiner Angestellten vorweisen können. Können die Abrechnungen nicht nachgewiesen werden, muss mit empfindlichen Strafen gerechnet werden. Von Nachzahlungen ans Finanzamt bis hin zu Haftstrafen ist alles möglich. Um solche Situationen zu vermeiden, ist es für Arbeitgeber zwingend erforderlich, die Abrechnungen innerhalb der Aufbewahrungsfristen zu archivieren.
Weiter ist es für Arbeitgeber interessant, einen externen Dienstleister für Lohnabrechnungen zu beauftragen. Der größte Vorteil besteht darin, dass die Haftung für mögliche Fehler auf den externen Dienstleister abgegeben wird. Die gesparte Zeit kann in die Weiterbildung der Mitarbeiter investiert werden und der Arbeitgeber kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren.
Prinzipiell gibt es zwei Möglichkeiten, eine Lohnabrechnung zu erstellen. Für die Erstellung einer Abrechnung können Vorlagen verwendet werden oder es wird eine Software eingesetzt.
Vorlagen können mit Word oder Excel erstellt werden. Gute Vorlagen lassen sich kostenfrei aus dem Internet herunterladen. Der Vorteil ist, dass die Vorlagen alle wichtigen Bestandteile einer Lohnabrechnung erhalten, sodass nur die Beträge und die allgemeinen Kopfdaten geändert werden müssen.
Die weitaus gängigere Variante ist der Einsatz einer Software für die Erstellung einer Lohnabrechnung. Eine solche Software gehört heutzutage zum Standard eines Unternehmens mit einer größeren Mitarbeiterzahl oder vielen Pauschalkräften. Mit dem Einsatz einer Software sollen Fehler vermieden und der Arbeitsaufwand verringert werden durch die automatisierte Erstellung der Lohnabrechnung.
Insgesamt gibt es bei der Erstellung einer Lohnabrechnung viele Vorgaben für den Arbeitgeber zu beachten. Aufgrund von gesetzlichen Vorgaben ist er verpflichtet, die Abrechnungen ordnungsgemäß zu erstellen und aufzubewahren. Auch für Arbeitnehmer ist die Aufbewahrung einer Lohnabrechnung je nach individueller Lebenssituation sinnvoll.
In der heutigen Zeit wird vermehrt daraufgesetzt, Lohnabrechnungen online zu speichern und den Arbeitnehmern zur Verfügung zu stellen. Eine Abrechnung, die mobil ist, erspart Papier, Zeit und Geld. Um die Lohnabrechnungen mobil und online speichern zu können, benutzen Unternehmen eine Software zur Erstellung der Abrechnungen. Abschließend sei gesagt, dass es eine Menge gesetzlicher Vorgaben für Arbeitgeber zu beachten gibt und auch Arbeitnehmer für unterschiedlichste Situationen Lohnabrechnungen aufbewahren sollten.
