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Jede Person mit einer geregelten Arbeit kennt sie: die Lohnabrechnung. Der Arbeitgeber stellt sie dem Arbeitnehmer am Ende einer Arbeitsperiode aus, meist zum Monatsende. Eine Lohnabrechnung ist gesetzlich vorgeschrieben.
Die Abrechnung zeigt, wie sich das Gehalt oder der Lohn für einen bestimmten Zeitraum zusammensetzt. Meist kommt dafür eine spezielle Software zum Einsatz. Diese enthält automatisiert alle nötigen Bestandteile.
Der Arbeitnehmer erhält die Lohnabrechnung entweder in Papierform oder digital. Eine Online-Abrufung ist dank Digitalisierung und aus Nachhaltigkeitsgründen sinnvoll. So lässt sich Papier sparen.
Ein Arbeitszeitnachweis kann als Grundlage für die Lohnabrechnung dienen. Ein Stundenzettel zeigt, wie lange der Arbeitnehmer gearbeitet hat. Mithilfe eines Arbeitszeitnachweises rechnet der Arbeitgeber den Lohn schneller ab. Er erhält damit eine klare Übersicht der Arbeitszeiten.
Im Folgenden werden die wichtigsten Infos zu der Aufbewahrungsfrist von Lohnabrechnungen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber erläutert.
Generell gilt für die Aufbewahrung einer Lohnabrechnung für Arbeitgeber eine Frist von sechs Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des betroffenen Kalenderjahres. Bedeutet, dass eine Lohnabrechnung aus dem Jahr 2021 bis Ende des Jahres 2027 aufbewahrt werden muss.
Des Weiteren gibt es eine Aufbewahrungsfrist von Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung relevant sind. Diese beträgt 10 Jahre.
Eine Lohnabrechnung ist eine wichtige Unterlage, die man aufbewahren sollte. Arbeitgeber und Arbeitnehmer profitieren davon. Während Arbeitgeber gesetzliche Vorgaben einhalten müssen, benötigen Arbeitnehmer Lohnabrechnungen in bestimmten Situationen.
Es gibt gute Gründe, Lohnabrechnungen aufzubewahren. Wird eine Abrechnung zu früh entsorgt, kann es bei Kontrollen zu Problemen kommen.
Eine Bonitätsprüfung erfordert oft eine Lohnabrechnung. Banken verlangen diese bei Kreditanfragen oder Immobilienkäufen. Die Institute prüfen, ob der Antragsteller den Kredit zurückzahlen kann. Besonders der Nettolohn ist dabei entscheidend. Arbeitnehmer sollten dies im Blick behalten.
Auch bei Unterhaltsansprüchen spielen Lohnabrechnungen eine Rolle. Sie dienen als Nachweis für das monatliche Nettoeinkommen. Auf dieser Basis wird der Unterhaltsbetrag berechnet. Bei einer Gerichtsverhandlung sollte der Arbeitnehmer Abrechnungen der letzten Jahre mitbringen.
Arbeitgeber haben ebenfalls einen wichtigen Grund, Abrechnungen aufzubewahren. Gerät ein Unternehmen unter Verdacht der Steuerhinterziehung, muss es die Lohnabrechnungen vorlegen. Fehlen diese, drohen hohe Strafen. Nachzahlungen oder sogar Haftstrafen sind möglich. Um Probleme zu vermeiden, sollten Arbeitgeber alle Abrechnungen fristgerecht archivieren.
Weiterhin kann ein externer Dienstleister für Lohnabrechnungen sinnvoll sein. Er übernimmt die Haftung für Fehler. Arbeitgeber sparen Zeit und können sich stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Lohnabrechnung zu erstellen. Arbeitgeber können Vorlagen nutzen oder eine Software einsetzen.
Vorlagen lassen sich mit Word oder Excel erstellen. Gute Vorlagen stehen kostenfrei im Internet zur Verfügung. Sie enthalten alle wichtigen Bestandteile einer Abrechnung. Arbeitgeber müssen nur Beträge und Kopfdaten anpassen.
Der Einsatz einer Software ist die gängigste Methode zur Erstellung einer Lohnabrechnung. Unternehmen mit vielen Mitarbeitern oder Pauschalkräften setzen auf solche Programme. Die Software reduziert Fehler und spart Arbeitszeit durch automatische Berechnungen.
Arbeitgeber müssen zahlreiche Vorgaben bei der Lohnabrechnung beachten. Die gesetzlichen Vorschriften verpflichten sie, Abrechnungen ordnungsgemäß zu erstellen und aufzubewahren. Auch Arbeitnehmer sollten ihre Lohnabrechnungen je nach Lebenssituation aufbewahren.
Immer mehr Unternehmen speichern Lohnabrechnungen online und stellen sie digital bereit. Eine mobile Abrechnung spart Papier, Zeit und Geld. Unternehmen nutzen spezielle Software, um Abrechnungen online zu speichern und bereitzustellen. Abschließend bleibt festzuhalten, dass Arbeitgeber gesetzliche Vorgaben einhalten müssen und Arbeitnehmer Lohnabrechnungen für verschiedene Zwecke aufbewahren sollten.
