Cloud-Lösungen boomen im Corona-Zeitalter

Cloud Computing

Bis vor zwei Jahren gehörte die Flexibilisierung des Arbeitsplatzes zu den beliebtesten Standard-Phrasen, wenn es darum ging, die Arbeitsbedingungen der Zukunft zu definieren. Durch die Corona-Pandemie wurde diese Zukunft schneller zur Gegenwart, als es den meisten Unternehmen lieb war. Doch der Großteil von ihnen hat sich mit Bravour auf die geänderten Bedingungen eingestellt. Geschafft haben sie das vor allem durch den Einsatz von Cloud-Lösungen.

Viele denken bei diesem Wort nur an unterschiedliche Software-Lösungen, doch in der Praxis sind davon weite Teile der Infrastruktur eines Unternehmens betroffen. Cloud-Lösungen sorgen dafür, dass Mitarbeiter standortunabhängig ihre Arbeit verrichten können. Egal ob sie sich zuhause, im Büro oder auf Dienstreise befinden.

In der Cloud lässt es sich auch gut telefonieren

online CloudDie Zeiten, in denen jeder Mitarbeiter auf seinem Arbeitsplatz im Büro seinen Festnetz-Apparat mit eigener Durchwahl hatte, sind schon lange vorbei. Dieser Trend zeichnete sich bereits vor der Corona-Pandemie ab, als die Telekom das Ende von ISDN und Analog-Telefonie angekündigt hat. Viele Unternehmen haben mittlerweile Cloud Telefonanlagen im Einsatz.

Dennoch können sich einige darunter immer noch nichts vorstellen und fragen sich: Wie soll denn das funktionieren? Nun, für den Endverbraucher ist der Unterschied oftmals auf den ersten Blick gar nicht zu bemerken. Denn selbstverständlich funktioniert auch die Cloud Telefonie nicht ohne die entsprechende Hardware. Die besteht zum einen aus den guten alten Tischtelefonen, die optional auch noch mit Headsets ausgestattet werden können und zum anderen aus Handsets für den mobilen Einsatz.

Die Cloud Telefonanlage bringt viele Vorteile mit sich:

  • Durch die Einbindung beliebig vieler neuen Nebenstellen bietet sie hohe Flexibilität.
  • Die Mitarbeiter sind immer unter der gleichen „Festnetz-Nummer“ erreichbar, egal ob sie im Büro, im Home-Office oder unterwegs sind. So ist gewährleistet, dass sie stets mit allen Gesprächspartnern gut vernetzt sind.
  • Durch entsprechende Tarifpakete und Flatrates kann im Vergleich zu einer herkömmlichen Telefonanlage sehr viel Geld eingespart werden.
  • Unterschiedliche Firmenstandorte lassen sich auf einfache Art und Weise miteinander vernetzen.
  • Cloud Telefonanlagen haben einen geringen Installationsaufwand und benötigen keine Wartung und Instandhaltung. Sie aktualisieren sich von selbst.

Bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters sollte allerdings darauf geachtet werden, dass die Anlage in Deutschland gehostet wird. So ist sichergestellt, dass dabei auch die strengen Vorgaben der DSGVO eingehalten werden.

Frau im Caffee

Für den Gesprächspartner macht es im Normalfall keinen Unterschied, ob das Telefonat über die Cloud stattfindet.

Das Zauberwort lautet: „On Demand“

Es gibt jede Menge unterschiedliche Cloud-Lösungen, sie haben jedoch alle eines gemeinsam: Statt in die eigene Infrastruktur und Software zu investieren, werden diese nur bei einem entsprechenden Dienstleister angemietet. Und zwar genau dann, wenn sie benötigt werden, also „On Demand“. Damit stehen den Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen zur Verfügung, die ihnen vor allem zwei große Vorteile bieten. Denn einerseits sind diese Dienstleistungen skalierbar und andererseits bleiben die Kosten dabei einfach kalkulierbar.

 

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Zudem reduzieren die Cloud-Lösungen den Aufwand der IT erheblich, da die entsprechende Software in den meisten Fällen nicht mehr auf den Rechnern installiert werden muss, sondern einfach über einen aktuellen Internet-Browser abgerufen werden kann. Das Einzige, was dafür noch benötigt wird, sind die richtigen Zugangsdaten. Das macht auch den Einsatz der Hardware entsprechend flexibel. Denn im Grunde genommen ist es egal, ob die Mitarbeiter über ihren PC im Office auf die Tools zugreifen oder über ihr Laptop oder auch ein Tablet im Home-Office. In letzter Konsequenz bedeutet das: Egal ob sich der Mitarbeiter am Firmenstandort, zuhause oder auf einer Dienstreise befindet – Er ist bei Bedarf innerhalb kürzester Zeit dazu in der Lage, seine Tätigkeit aufzunehmen.

Welche Cloud-Lösungen haben deutsche Unternehmen im Einsatz?

Mittlerweile hat ein Großteil der deutschen Unternehmen ihren Speicher zumindest zum Teil auf die Cloud ausgelagert. Statt Dateien und Dokumente auf internen Servern zu speichern, werden sie bei Cloud-Diensten wie Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive aufbewahrt.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Die Speichergröße kann nach Bedarf individuell angepasst werden und wächst (beziehungsweise schrumpft) mit dem Unternehmen.
  • Die Dateien können einfach und schnell von überall abgerufen werden.
  • Externen Geschäftspartnern kann der Zugriff auf bestimmte Ordner und Daten gewährt werden.
  • Für die Datensicherung muss kein hoher interner Aufwand in der IT mehr betrieben werden.

Der Nachteil dabei ist jedoch, dass für den Zugriff auf die Daten eine Internet-Verbindung benötigt wird und dabei auch immer das Risiko eines Datendiebstahls besteht. Wer im Besitz der Zugangsdaten ist, kann auch auf alle Dokumente zugreifen. Deshalb sollte vor allem bei der Auswahl des Cloudspeicher-Anbieters der Aspekt Sicherheit eine gewichtige Rolle spielen.

 

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Mit Microsoft Office 365 sind auch die beliebten Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint in die Cloud gewandert. Allerdings ist das in diesem Fall nur optional. Denn Office 365 ist genau genommen eine Kombination aus Cloud-Lösungen und Desktop-Software und bietet somit das Beste aus beiden Welten. Dennoch gehen immer mehr Unternehmen dazu über, mit Office-Lösungen zu arbeiten, die gänzlich über die Cloud funktionieren. Am häufigsten kommt hier in Deutschland aktuell Google Workspace zum Einsatz. Der große Vorteil dabei ist, dass hier nicht nur das Office-Paket, sondern zusätzlich auch der Speicher, E-Mail-Adressen und Meeting-Möglichkeiten geboten werden.

Ebenfalls großer Beliebtheit erfreuen sich Workflow- und Projektmanagement-Tools in der Cloud. Viele davon arbeiten nach dem Prinzip von Kanban. Mit Lösungen wie beispielsweise Trello oder Asana ist es sehr einfach möglich, Workflows auf einem Kanban-Board darzustellen und sie an die individuellen Anforderungen des eigenen Teams anzupassen. Der große Vorteil dabei ist, dass Aktualisierungen für alle in Echtzeit ersichtlich sind. Beim Einsatz im Projektmanagement ist es damit einfach und schnell möglich, mehrere Teams auf der ganzen Welt zu vernetzen.

Doch auch CRM-Systeme und Warenwirtschaftslösungen aus der Cloud werden immer beliebter. Hier besteht der Vorteil vor allem darin, dass sich neue Filialen und Standorte einfach an diese Tools anbinden lassen. Zu den populärsten Anbietern, die von den deutschen Unternehmen dafür ausgewählt werden, zählen unter anderem Zendesk, Hubspot und Salesforce. Besonders beliebt ist hier vor allem die Nutzung der modularen Funktionen. Dadurch lassen sich die Basisfunktionen der Programme bei Bedarf schnell erweitern, aber ebenso schnell wieder kündigen, wenn sie nicht mehr benötigt werden.